Kurzanleitung - Management

Dokumente verwalten

Unter dem Menüpunkt Dokumente verwalten befindet sich die Hauptfunktionalität des DMS (z. B. Dokumente archivieren, suchen und einsehen).

Verweise: Kurzanleitung Dokumentenverwaltung, Überblick zum Dokumentenfenster, Dokumente bewegen

Videos: Nutzung des DMS - Dokumentenverwaltung

Administrationsfunktionen

Informationstexte aktualisieren (für das jeweilige Team)
Informationstexte können über die Link-Leiste oben rechts im Header des Anwendungsfensters aufgerufen werden. Die teaminternen Informationstexte können nur von den entsprechenden angemeldeten Benutzern des Teams aufgerufen werden.

Je Team kann der Manager einen teaminternen Informationstext einstellen. Dieser könnte beispielsweise eventuelle Besonderheiten durch individuelle Anpassungen der Funktionen in diesem Team enthalten.

Durch das Hochladen einer leeren Datei wird der entsprechende Informationstext entfernt.

Verweise: Informationstexte aktualisieren
Dokumentationsassistent
Diese Funktion soll Unterstützung bei Aufbau und Pflege einer Verfahrensdokumentation für die Belegablage leisten.

Verweise: Assistent für Verfahrensdokumentation
Konfigurationsdateien bearbeiten
Die folgenden Funktionen werden über den Menüpunkt Konfigurationsdateien bearbeiten aufgerufen.

Über jede dieser Funktionen kann je Team eine CSV-Datei zur Konfiguration hochgeladen oder direkt erstellt werden.
- Dateinamen bei Download
  Die Dateinamen der aus dem DMS heruntergeladenen Dokumente können konfiguriert werden.
  
  Verweise: Konfigurierbare Dateinamen beim Herunterladen
  
  Video: Dateinamen bei Download konfigurieren
- Zusatzinformationen aus Dateiname
  Beim Hochladen von Dateien können Metadaten aus den Dateinamen ermittelt werden.
  
  Verweise: Metadaten aus Dateinamen gemäß regulären Ausdrücken
  
  Video: Zusatzinformationen aus Dateinamen konfigurieren
- Zusatzinformationen aus Volltext
  Beim Hochladen von PDF-Dokumenten können aus dem Text Metadaten ermittelt werden, soweit der Volltext des Dokumentes bereits vor der Ermittlung via OCR existiert.
  
  Verweise: Metadaten aus dem Text von PDF-Dateien gemäß regulären Ausdrücken
- Automatische Ablage
  Beim Hochladen einer Datei kann diese nach konfigurierbaren Regeln direkt abgelegt werden.
  
  Verweise: Automatische Ablage
- Transferpartner
  Mit dieser Funktion kann das DMS selbst als Client-Anwendung für den Zugriff auf andere Instanzen des Advernet.de DMS dienen.
  
  Verweise: Dokumententransfer Client

Suchfunktionen

Zusätzlich zu den unter Dokumente verwalten beschriebenen, sind weitere Suchfunktionen vorhanden.

Differenzsuche
In dem Bericht sind die zu den Suchbegriffen passenden Dokumente eines Teams aufgezählt, die bei einem bestimmten anderen Team nicht vorhanden sind. Eines der Teams ist immer das eigene Team.

Der aufrufende Benutzer muss Leseberechtigung für alle Ablagefächer des anderen Teams haben.

Verweise: Differenzsuche
Suchauftrag
Ermöglicht eine Suche in allen Ablagefächern des Teams nach POSIX regulären Ausdrücken im Volltext der Dokumente.

Verweise: Suchauftrag
Suchergebnis
Falls der Suchauftrag ordnungsgemäß beendet wurde, kann hier das Ergebnis eingesehen und als CSV-Datei heruntergeladen werden.

Verweise: Suchergebnis