Kurzanleitung - Dokumentenverwaltung
Überblick zum Dokumentenfenster
Auf der Anwendungsseite Dokumente verwalten, die wir auch als Dokumentenfenster bezeichnen, befindet sich die Hauptfunktionalität des DMS. Diese kann über den Menüpunkt Dokumente verwalten im Hauptmenü auf der Startseite erreicht werden.
Das Dokumentenfenster hat die Bereiche
- Ablagefächer
- Anwendungstoolbar
- Dokumente
Im Bereich Ablagefächer kann das jeweils aktive Ablagefach gewählt werden. Es können nur Dokumente aus diesem Fach angezeigt werden.
Die Toolbar enthält Werkzeuge, die sich auf mehrere Dokumente des ausgewählten Ablagefachs beziehen können.
Der Bereich Dokumente enthält die Vorschau der Dokumente, die in der aktuellen Auswahl enthalten sind.
Ablagefächer
Erläuterungen zu den einzelnen Ablagefächern sind im Abschnitt Teams und Ablagefächer enthalten.
Bei Klick auf einen der Buttons, wird das entsprechende Ablagefach ausgewählt. Die den Suchbegriffen entsprechenden Dokumente werden angezeigt.
Bei Aufruf des Dokumentenfensters ist das Ablagefach Eingang ausgewählt.
Dokumentenfenster-Toolbar
Die Toolbar enthält folgende Buttons und Eingabefelder:
- Hochladen (Hochladen von Dateien via Browserdialog)
- Hochladen (Sonderfunktionen)
- Herunterladen (Herunterladen von Dokumenten als ZIP-Archiv)
- Schlagworte (Hinzufügen und Entfernen von Schlagworten zu allen markierten Dokumenten)
- Wiedervorlage (Eingeben des Wiedervorlagedatums für markierte Dokumente)
- Dokumente an anderes Team Weiterleiten
- Löschen (Löschen der markierten Dokumente)
- Neues Dokument (PDF-Dokument aus Einzelseiten anderer PDF-Dokumente zusammenstellen)
- Alle markieren (alle angezeigten Dokumente markieren)
- Alle Markierungen aufheben
- Schlagworte (Eingabe von bis zu zwei Schlagworten als Suchbegriffe)
- Datum von (Eingabe des frühsten Dokumentendatums bei der Suche)
- Datum bis (Eingabe des spätesten Dokumentendatums bei der Suche)
- Erweitern (weitere Suchbegriffe eingeben)
- Suchen (Auslösen einer neuen Suche)
- Zurücksetzen (Suchbegriffe zurücksetzen)
Die Nutzung einiger der Buttons ist u. a. vom aktiven Ablagefach sowie der Rolle des Benutzers abhängig.
Dokumenten-Vorschau
Für die Dokumente im Suchergebnis wird jeweils eine Vorschau angezeigt. Die Vorschau besteht aus einer Vorschaugrafik und Kurzinformationen zum Dokument.
Die einzelne Vorschau kann in zwei verschiedenen Größen angezeigt werden, je nach Anzahl der Dokumente im Suchergebnis.
Vorschaugrafik
Für bekannte Typen ist die Vorschaugrafik ein Miniaturbild der ersten Seite, für andere Typen eine Grafik mit Text, der auf die Dateiendung bzw. den Typ hinweisen soll.
Die Miniaturbilder für bekannte Typen werden im Hintergrund ermittelt und stehen nicht sofort nach dem Hochladen zur Verfügung.
Die Vorschaugrafik wird von einem Bereich mit Kurzinformationen zum Dokument überlagert. Beim Bewegen des Mauszeigers auf den nicht überlagerten Teil der Vorschaugrafik, wird die gesamte Vorschaugrafik angezeigt und es geht ein Popup mit weiteren Informationen zum Dokument auf.
Kurzinformation
Die Kurzinformation enthält Dokumentennummer, Dokumentendatum, Dokumententyp. Bei einer großen Vorschau werden bis zu fünf Schlagworte und bei einer kleinen Vorschau bis zu zwei Schlagworte angezeigt.
Beim Bewegen des Mauszeigers auf die Kurzinformation wird eine Dokument-Toolbar angezeigt.
Dokument-Toolbar
Die Toolbar enthält folgende Buttons:
- Anzeige (das Dokument je nach Fähigkeiten des Browsers anzeigen)
- Informationen (Informationen zum Dokument in einem Fenster anzeigen)
- Bearbeiten (Dokumentendatum, Notiz und Schlagworte zum Dokument bearbeiten)
Die Nutzung der Buttons ist u. a. von der Rolle des Benutzers und vom Dokumententyp abhängig.
Dokument-Kontextmenü
Das Kontextmenü enthält folgende Menüpunkte:
- Herunterladen (das Dokument herunterladen)
- Anzeige (das Dokument je nach Fähigkeiten des Browsers anzeigen)
- Zusatzinformationen (Informationen zum Dokument in einem Fenster anzeigen)
- Verweise auf das Dokument anzeigen
- Vorschau Dokumentenseiten (bei PDF-Dateien können die einzelnen Seiten als Vorschau angezeigt werden)
- Zusatzinformationen bearbeiten (Dokumentendatum, Notiz und Schlagworte zum Dokument bearbeiten)
- Stempel (einen Stempel auf der Dokumentenvorschau anzeigen)
- Freigeben (Freigabecode für Dokument erzeugen, mit dem auch nicht angemeldete Benutzer darauf zugreifen können)
- Historisierte Zusatzinformationen
- Dokument sperren/entsperren
- Neue Version hochladen
- Alte Version herunterladen
- Einverständnis erklären
- Ablagebericht erstellen
Die Nutzung der Menüpunkte ist u. a. vom Ablagefach, von der Rolle des Benutzers und vom Dokumententyp abhängig.
Info-Popup
Das Info-Popup-Fenster wird für Benutzerrollen, die Zusatzinformationen zu einem Dokument einsehen dürfen, angezeigt wenn der Mauszeiger über der Vorschaugrafik steht. Es enthält u. a. Dateiname, Hochladedatum, Dokumentendatum und die möglicherweise gekürzte Notiz zum Dokument.
Markieren von Dokumenten
Durch Klicken auf die einzelnen als Vorschau angezeigten Dokumenten oder durch die Funktionen Alle markieren und Alle Markierungen aufheben aus der Dokumentenfenster-Toolbar können Gruppen von markierten Dokumenten gebildet werden. Verschiedene Funktionen aus der Dokumentenfenster-Toolbar wirken auf alle markierten Dokumente.
Stand 11.01.2023