Kurzanleitung - Administration

Dokumente verwalten

Unter dem Menüpunkt Dokumente verwalten befindet sich die Hauptfunktionalität des DMS (z. B. Dokumente archivieren, suchen und einsehen).

Verweise: Kurzanleitung Dokumentenverwaltung, Überblick zum Dokumentenfenster, Dokumente bewegen

Video: Nutzung des DMS - Dokumentenverwaltung

Administrationsfunktionen

Benutzerverwaltung
Aufruf der einzelnen Funktionen über Administrationsfunktionen → Benutzerverwaltung und entsprechender Aktion. Nicht verfügbar bei Authentifizierung via LDAP.

Verweise: Anwendungsadministration, Benutzer und Rollen
- Benutzer hinzufügen
  Die Felder Benutzername, Realname und Passwort müssen ausgefüllt werden.
  
  Verweise: Benutzer hinzufügen
  
  Video: Benutzer anlegen und Teamzuordnung
- Benutzer ändern
  Ein vorhandener Benutzer muss selektiert werden. Die Felder Benutzername (neu) und Realname müssen beide ausgefüllt werden.
  
  Passwort kann (optional) ausgefüllt werden, um das Passwort des Benutzers zurückzusetzen.
  
  Verweise: Benutzer ändern
  
  Video: Passwort zurücksetzen
- Benutzer deaktivieren
  Das ausgewählte Benutzerkonto wird deaktiviert.
  
  Verweise: Benutzer deaktivieren
- Benutzerdaten löschen
  Die Benutzerdaten, insbesondere Benutzername und Realname, können für einen deaktivierten Benutzer gelöscht werden. Das Benutzerkonto kann nicht mehr reaktiviert werden.
  
  Verweise: Benutzerdaten löschen
  
  Video: Benutzerdaten löschen
- Benutzer wieder aktivieren
  Ein deaktiviertes Benutzerkonto, bei dem die Benutzerdaten nicht gelöscht wurden, kann wieder aktiviert werden.
  
  Verweise: Benutzer wieder aktivieren
- Teamzuordnung hinzufügen
  Hier kann ein Benutzer oder ein Client einem Team zugeordnet werden.
  
  Verweise: Teamzuordnung hinzufügen
- Teamzuordnung aufheben
  Der Benutzer oder Client kann sich damit nicht mehr für dieses Team anmelden.
  
  Verweise: Teamzuordnung aufheben
- User-Zugangscode anlegen
  Der Administrator legt eine zeitlich beschränkte Zugangsberechtigung für die Registrierung eines neuen Benutzers an.
  
  Verweise: User-Zugangscode anlegen
  
  Video: User-Zugangscode
- Client-Zugangscode anlegen
  Der Administrator legt eine zeitlich beschränkte Zugangsberechtigung für die Registrierung einer anderen Anwendung an, die als Client die API des DMS nutzen soll.
  
  Verweise: Client-Zugangscode anlegen
  
  Video: API-Client anlegen
- Client-Namen ändern
  Mit dieser Funktion kann der Administator einen bei der registrierung angegebenen Client-Namen ändern.
  
  Verweise: Client-Namen ändern
- Client-Tokens deaktivieren
  Die Tokens eines Clients können mit dieser Funktion deaktiviert werden.
  
  Verweise: Client-Tokens deaktivieren
- Zugangscode löschen
  Ungenutzte Zugangscodes, für die noch keine Teamzuordnung erfolgt ist, können wieder gelöscht werden.
  
  Verweise: Zugangscode löschen
Berichte anzeigen
Aufruf der einzelnen Funktionen über Administrationsfunktionen → Berichte anzeigen und entsprechender Aktion.

Es können verschiedene Berichte abgerufen werden, z. B. zur eingesetzten Instanz des DMS, zu vorhandenen Teams, Benutzer und Rollen sowie zum DMS und dessen Konfiguration.

Verweise: Anwendungsadministration, Berichte anzeigen

Video: Berichte erstellen
Konfiguration bearbeiten
Über diesen Menüpunkt können nach einer Standardinstallation diverse Konfigurationsanpassungen vorgenommen werden. Die Konfiguration über die Webapp ist nur möglich, wenn keine anderen Benutzer angemeldet sind.

Die folgenden Funktionen werden über den Menüpunkt Konfiguration bearbeiten aufgerufen und führen jeweils zu einem Erfassungsfenster für die entsprechende Konfigurationstabelle der Datenbank.

Verweise: Konfiguration bearbeiten
- Teams
  Teams anlegen, entfernen oder bearbeiten.
  
  Verweise: Konfiguration Teams
- Automatische Weiterleitungen
  Regeln festlegen, nach denen Dokumente automatisch weitergeleitet werden sollen.
  
  Verweise: Konfiguration Automatische Weiterleitungen
  
  Video: Automatische Weiterleitungen
- Reservierte Schlagworte
  Schlagworte definieren, die farbig markiert werden und z. B. protokolliert werden oder nur von Managern vergeben werden dürfen.
  
  Verweise: Konfiguration Reservierte Schlagworte
- Präfix-Schlagworte
  Präfixe für Schlagworte bzw. Auswahllisten für entsprechende Schlagworte definieren.
  
  Verweise: Konfiguration Präfix-Schlagworte
- Dokumententypen
  Neue Dokumententypen anlegen, entfernen oder bearbeiten.
  
  Verweise: Konfiguration Dokumententypen
  
  Video: Neuer Dokumententyp
- Löschgründe
  Löschgründe festlegen, entfernen oder bearbeiten.
  
  Verweise: Konfiguration Löschgründe
- Exportformate
  Spalten für ein CSV-Export-Format definieren.
  
  Verweise: Konfiguration Exportformate
- Vertragsverwaltung (sofern vorhanden)
  Festlegen für welche Teams die Vertragsverwaltung nutzbar sein soll.
  
  Verweise: Administration Vertragsverwaltung
- E-Mail-Archiver (sofern vorhanden)
  IMAP-Daten eines E-Mail-Kontos eintragen und einem Team des DMS zuordnen.
  
  Verweise: Konfiguration E-Mail-Archiver
- Ordnerdarstellung (sofern vorhanden)
  Festlegen für welche Teams die Ordnerdarstellung aktiv sein soll.
  
  Verweise: Zuordnung Virtuelle Ordner
Nachricht an alle angemeldeten Benutzer
Administratoren können Nachrichten an alle angemeldeten Benutzer senden.

Verweise: Nachricht an alle angemeldeten Benutzer
Informationstexte aktualisieren (anwendungsweit)
Informationstexte können über die Link-Leiste oben rechts im Header des Anwendungsfensters aufgerufen werden. Die anwendungsweiten Informationstexte können von allen angemeldeten Benutzern abgerufen werden.

Die folgenden Informationstexte können durch Benutzer mit Berechtigung für Administrationsfunktionen als HTML-Dateien eingestellt werden:
- Hinweise zur Anwendung
- Datenschutzhinweise
- Impressum
- Kontaktangaben
Durch das Hochladen einer leeren Datei wird der entsprechende Informationstext entfernt.

Verweise: Informationstexte aktualisieren
Dokumentationsassistent
Diese Funktion soll Unterstützung bei Aufbau und Pflege einer Verfahrensdokumentation für die Belegablage leisten.

Verweise: Assistent für Verfahrensdokumentation

Suchfunktionen

Zusätzlich zu den unter Dokumente verwalten beschriebenen, sind weitere Suchfunktionen vorhanden.

Differenzsuche
In dem Bericht sind die zu den Suchbegriffen passenden Dokumente eines Teams aufgezählt, die bei einem bestimmten anderen Team nicht vorhanden sind. Eines der Teams ist immer das eigene Team.

Der aufrufende Benutzer muss Leseberechtigung für alle Ablagefächer des anderen Teams haben.

Verweise: Differenzsuche
Suchauftrag
Ermöglicht eine Suche in allen Ablagefächern des Teams nach POSIX regulären Ausdrücken im Volltext der Dokumente.

Verweise: Suchauftrag
Suchergebnis
Falls der Suchauftrag ordnungsgemäß beendet wurde, kann hier das Ergebnis eingesehen und als CSV-Datei heruntergeladen werden.

Verweise: Suchergebnis