Sie finden auf dieser Seite eine Auswahl von Anmerkungen zur GoBD-Konformität des Advernet.de DMS. Wir beschreiben die technisch-organisatorischen Maßnahmen und Merkmale unseres DMS, die verschiedene Anforderungen der GoBD umsetzen oder bei der Umsetzung helfen. Dieser Text stellt keine rechtliche und/oder steuerliche Beratung dar und kann diese auch nicht ersetzen. Wir beziehen uns auf das BMF-Schreiben vom 28.11.2019. Das verlinkte Dokument enthält Randziffern, auf die wir in unserem Text verweisen.
Die Dokumente bzw. Belege werden zusammen mit den dazugehörigen Metadaten (z. B. Datum, Typ, Schlagworte) in der Datenbank des DMS abgelegt (Rz. 30).
Über Verknüpfungen der Dokumente über deren Metadaten lassen sich Geschäftsvorfälle verfolgen (Rz. 31-33).
Unser DMS hilft Ihnen auch bei der Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation (Rz. 34, 35, 150-155). Lesen Sie mehr über unseren Dokumentationsassistenten.
Wir empfehlen die Aufbewahrung der digitalen bzw. digitalisierten Dokumente als PDF-Dateien, insbesondere PDF/A-Dateien, wodurch eine Lesbarmachung für die Dauer der Aufbewahrungsfrist problemlos möglich sein sollte (Rz. 156, 157).
Unmittelbarer Zugriff der Finanzbehörde (Rz. 165): Ein Benutzeraccount mit nur Leserecht für die Finanzbehörde wird im DMS angelegt. Mittelbarer Zugriff der Finanzbehörde (Rz. 166): Im DMS stehen diverse Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Datenträgerüberlassung (Rz. 167): Im DMS stehen diverse Exportmöglichkeiten zur Verfügung.
Die Prüfbarkeit der Dokumente kann durch die Verknüpfung des Dokumentes mit den dazugehörigen Angaben wie Dokumententyp, Dokumentendatum und Schlagworten erreicht werden (Rz. 64).
In der Datenbank des DMS ist eine Historisierungsfunktion implementiert, die automatisch bei Änderung oder Löschung bestimmter Datensätze, den vorherigen Stand historisiert.
Verschiedene automatisch erstellte bzw. bei entsprechender Konfiguration automatisch erstellbare Protokollinformationen können ebenfalls zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beitragen.
Es ist mit dem DMS möglich, für jedes neue im DMS abgelegte Dokument automatisch und lückenlos eine eindeutige Dokumentennummer zu vergeben (Rz. 36, 40).
Das DMS erlaubt es, auf verschiedene Arten ein Dokument einem Geschäftsvorfall zuzuordnen (Rz. 37).
Bei plausibler Verschlagwortung können Dokumente mit gleichem Inhalt, die versehentlich mehrfach im DMS archiviert wurden (z. B. zweimal eingescannte Papierbelege) identifiziert und über zusätzliche Metadaten zusammengeführt werden (Rz. 41).
Neue Dokumente werden im Allgemeinen in dem Ablagefach Eingang gespeichert. Dies erlaubt die Prüfung des Dokumentes (Rz. 44).
Zudem können Dokumente in das Ablagefach Wiedervorlage verschoben werden oder an ein anderes Team weitergeleitet werden, falls die Prüfung an anderer Stelle erfolgen soll.
Das DMS erlaubt verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. automatische E-Mail Archivierung, die eine zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen unterstützen (Rz. 46).
Durch die automatisch vergebene Dokumentennummer sowie durch Verschieben ins Ablagefach Aktuell oder Wiedervorlage kann bei periodenweiser Buchung eine Sicherung vor Verlust der Belege vor deren Erfassung vorgenommen werden. Zudem kann durch die Angabe eines Dokumentendatums eine Zuordnung zu einer Periode vorgenommen werden (Rz. 50, 51).
Zu jedem neuen Dokument wird automatisch der Zeitpunkt der Ablage im DMS festgehalten. Zudem kann ein nach fachlichen Gesichtspunkten vergebenes Datum zusätzlich gespeichert werden.
Das DMS ist in Teams und Ablagefächer unterteilt. Alle Dokumente erhalten automatisch eine Dokumentennummer und ein Erstellungsdatum. Dazu können passende Angaben für Dokumententyp und Dokumentendatum vorgenommen werden. Damit ist es möglich, passende Ablagestrukturen vorzusehen (Rz. 54).
Die Datenbank des DMS prüft die Integrität der Daten gemäß Datenmodell und den in der Datenbank implementierten Prüffunktionen.
Ein mehrstufiges Löschverfahren (verschieben in den Papierkorb, logisches Löschen, physisches Löschen) soll versehentliches Löschen erschweren sowie die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Beim Verschieben in den Papierkorb muss ein gültiger Löschgrund angegeben werden.
Die Datenbank des DMS lässt Änderungen an den hochgeladenen Dokumenten nicht zu. Beim Hochladen neuer Versionen eines Dokumentes bleibt die Vorversion erhalten. Automatisch erstellte bzw. bei entsprechender Konfiguration automatisch erstellbare Protokollinformationen können ebenfalls zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beitragen (Rz. 58, 59, 107).
Auch bei physischer Löschung eines Dokumentes bleibt die Dokumentennummer und eine Prüfsumme des ursprünglichen Dokumentes erhalten. Dies ermöglicht die Referenzierung einer Kopie des gelöschten Dokumentes in einem Datenbestand außerhalb des DMS.
Benutzer werden vom Administrator des DMS angelegt und können nur innerhalb der ihnen Zugewiesenen Rechte auf die Anwendung zugreifen. Zudem stehen Skripte zur Verfügung, die eine Sicherung der Datenbank als Dump ermöglichen (Rz. 103).
Der Administrator des DMS hat die Möglichkeit, über verschiedene Reports die Konfiguration des DMS, Benutzer und deren Rechte, Anzahl der Dokumente im DMS und andere Angaben zu überprüfen.
040 18298369
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(Informationen zu E-Mail-Verschlüsselung)